Datenschutzhinweise zur KI-gestützten Telefonassistenz - Informationen nach Art. 13 DSGVO
Arbeiter-Samariter-Bund Kreisverband Zwickau e. V., Marchlewskistr. 10, 08062 Zwickau
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
3. Zweck der Verarbeitung
Zur Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit setzt der ASB Kreisverband Zwickau e. V. eine KI-gestützte Telefonassistenz ein. Die Telefonassistenz dient dazu,
- Anrufe entgegenzunehmen
- Anliegen sprachlich zu erfassen
- Informationen zu strukturieren
- Anfragen zu kategorisieren
- allgemeine, freigegebene Informationen bereitzustelle
- Anliegen an die zuständigen Beschäftigten weiterzuleiten
Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert. Ihre gesprochenen Angaben werden in Text umgewandelt, zusammengefasst und dem zuständigen Bereich zugeordnet. Die weitere Prüfung und Bearbeitung erfolgt durch Beschäftigte des ASB. Diese veranlassen den Rückruf, beantworten Ihr Anliegen oder leiten es an den zuständigen Bereich weiter. Die Telefonassistenz führt keine medizinische oder pflegerische Beratung durch und ist nicht für Notfälle vorgesehen. Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Anliegen auf Grundlage von
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung),
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen),
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten telefonischen Erreichbarkeit und Bearbeitung von Anfragen).
Soweit im Rahmen Ihres Anrufs besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, erfolgt dies zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.
5. Freiwilligkeit und Widerruf
Die Nutzung der Telefonassistenz und die Erteilung Ihrer Einwilligung sind freiwillig. Ohne Einwilligung wird das KI-gestützte Gespräch nicht durchgeführt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft oder Tel. 0375/275990 widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Soweit Ihre Angaben anschließend aufgrund eines Vertrags, einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer anderen Rechtsgrundlage benötigt werden, kann ihre weitere Verarbeitung unabhängig von der Einwilligung zulässig sein.
6. Verarbeitete Daten
Je nach Inhalt Ihres Anrufs können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- Telefonnummer
- Rückrufinformationen
- Inhalt Ihres Anliegens
- Termin- oder Kontaktdaten
- freiwillig mitgeteilte Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten
- technische Verbindungs- und Protokolldaten
Die Telefonassistenz ist darauf ausgerichtet, nur eine kurze und allgemeine Beschreibung des Anliegens zu erfassen. Sie ist nicht für ausführliche Angaben zu Erkrankungen, Diagnosen oder Medikamenten vorgesehen. Werden solche Angaben dennoch mitgeteilt, können sie Bestandteil des erzeugten Textes und der Zusammenfassung werden.
7. Empfänger der Daten
Zugriff erhalten nur die Beschäftigten des ASB, die das Anliegen bearbeiten müssen.
Für den technischen Betrieb werden weisungsgebundene Dienstleister eingesetzt, u.a. Process Vision, Hetzner Online GmbH, sipgate GmbH sowie die Anbieter der eingesetzten Sprach- und KI-Dienste OpenAI Ireland Ltd. und Anthropic PBC. Alle Dienstleister werden auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben eingebunden.
8. Drittlandübermittlung
Für die KI-gestützte Sprachverarbeitung können personenbezogene Daten an Dienstleister in den Vereinigten Staaten übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die konkreten Speicher- und Löschfristen richten sich nach den jeweiligen Datenkategorien und den internen Löschkonzepten des ASB. Der in Text umgewandelte Gesprächsinhalt und die erstellte Zusammenfassung werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht.
10. Keine Verwendung zum KI-Training
Die bei Ihrem Anruf verarbeiteten Daten werden nicht zur Entwicklung oder zum Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die endgültige Bearbeitung Ihres Anliegens erfolgt durch Beschäftigte des ASB.
12. Information nach der KI-Verordnung
Bei der Telefonassistenz handelt es sich um ein KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689. Sie werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass Sie mit einer KI-gestützten Telefonassistenz kommunizieren. Das System dient ausschließlich der Entgegennahme, Verschriftlichung, Zusammenfassung und Weiterleitung von Anliegen. Es trifft keine eigenständigen Entscheidungen über medizinische, pflegerische oder sonstige Leistungen.
13. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
- Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht. Bitte richten Sie den Widerspruch an folgende Mailadresse: . Ihr Widerspruch gilt mit Wirkung für die Zukunft.
14. Beschwerderecht
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Postfach 11 01 32, 01330 Dresden.